5 tips voor een warm welkom

1. Een gastvrij ontvangst

Niets is belangrijker dan het maken van een goede en oprechte eerste indruk. En dit gebeurt al vanaf het eerste contact met de bezoeker, bijvoorbeeld bij het maken van een afspraak. Zodra de bezoeker vervolgens op locatie is, krijg jij de kans om een positieve en gastvrije indruk te maken. Een vriendelijke goedemiddag, een glimlach en het aanbieden van een goede kop koffie of thee: het klinkt vanzelfsprekend, toch is dit nog niet overal de standaard. Het geeft je daarom de kans om jezelf én je zorginstelling op een positieve manier te onderscheiden. Vraag bijvoorbeeld of de bezoeker eerder een afspraak heeft gehad op deze locatie en of de reis naar de zorginstelling goed is verlopen. Dit breekt meteen het ijs en stelt de bezoeker op zijn of haar gemak. Denk ook aan je non-verbale communicatie, want een open houding straalt gelijk gastvrijheid uit. Probeer het maar eens uit door achter de balie op te staan om iemand te begroeten. Merk je het verschil?

2. Zorg voor een vlekkeloze start

Natuurlijk komt een bezoeker niet zomaar zonder reden naar een zorginstelling. Zorg daarom dat je goed op de hoogte bent van het doel van het bezoek. Komt de bezoeker voor een al gemaakte afspraak, dan zie je wellicht al meer informatie staan in het systeem. Check altijd even of deze informatie overeenkomt met de reden van het bezoek. En is het doel van het bezoek niet bekend? Door open vragen te stellen, heb je binnen no time de benodigde informatie. Laat de bezoeker vervolgens plaatsnemen in de wachtruimte en geef aan hoe lang het ongeveer duurt voordat diegene geholpen wordt. Zo zorg je er niet alleen voor dat een bezoeker zich gehoord, welkom en misschien zelfs gerustgesteld voelt, maar heb je er ook alles aan gedaan om te zorgen voor een vlekkeloze start.

3. Wachten vervelend? Zorg voor een kleine wacht verzachter

Geef maar toe: niemand vindt het fijn om te wachten. Toch valt hier vaak niet aan te ontkomen. Hoe strak een planning ook is, je bent altijd afhankelijk van meerdere factoren. We zijn tenslotte geen robots. Al komen onze professionele koffiemachines al een heel eind. En dat is precies hoe je tijdens het (soms onnodige) wachten een positief verschil kan maken richting de bezoeker: verras diegene met persoonlijke aandacht en biedt een kopje koffie of thee aan. Zo verzacht je het wachten met een gratis kopje koffie of thee. Zorg daarnaast voor een comfortabele en schone plek om te zitten, een ontspannen sfeer en entertainment in de vorm van bijvoorbeeld actuele tijdschriften, radio en/of televisie. Wees creatief en maak er een waardevol moment van.

4. Creëer een fijne sfeer

De gastvrijheid die medewerkers van de zorginstelling uitdragen, vanaf het eerste contactmoment, is doorslaggevend voor de indruk van patiënten en bezoekers. Het is belangrijk dat naast het gastvrije ontvangst, iemand op zijn gemak gesteld wordt en persoonlijke aandacht krijgt gedurende de tijd in de zorginstelling. Dit kan bijvoorbeeld door de bezoeker op te halen in de wachtruimte en mee te lopen naar de zorgverlener. Voor jou voelt de situatie misschien aan als vertrouwd, een bezoeker ervaart dit waarschijnlijk heel anders. En er is niks zo ongemakkelijk als samen in een ruimte zijn zonder een praatje te maken. Verplaats je daarom goed in een ander en help diegene letterlijk én figuurlijk op weg. Een simpele vraag om het ijs te breken kan al voldoende zijn om de bezoeker op zijn of haar gemak te stellen. Vraag bijvoorbeeld of de koffie of thee goed gesmaakt heeft? Dan komt er vanzelf een kort gesprek op gang. Behalve het tonen van interesse en het persoonlijke contact, spelen ook comfort en lichaamstaal een cruciale rol om iemand op zijn of haar gemak te laten voelen. En doe je dit allemaal op de juiste manier, dan creëer je automatisch een fijne sfeer - waar de bezoeker ook komt in de zorginstelling.

5. Een gastvrije ervaring rijker en een koffie to go

Je krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk, maar een warm welkom wordt in één klap vergeten als het afscheid niet minstens zo gastvrij is. Maak als zorginstelling daarom het verschil en ga die extra mile: begeleid de bezoeker terug naar de receptie en haal zijn of haar jas. Zijn er ontwikkelingen op de snelweg of in het openbaar vervoer? Stel iemand op de hoogte, dit wordt zeker gewaardeerd. Net als een koffie of thee voor onderweg. Met een glimlach en een ‘fijne dag!’ heb jij er in ieder geval alles aan gedaan om je zorginstelling van zijn meest gastvrije kant te laten zien.

Jacobs Douwe Egberts Professional is al generaties lang een vertrouwde leverancier met een uitgebreid aanbod koffie en thee. Ook denken we graag mee over het inrichten van een gastvrije ontvangst. Dit draagt bij aan de waardering van een zorginstelling. Het is een belangrijke factor naast de medische kwaliteit van zorg. Met het Warm Welkom concept helpt Jacobs Douwe Egberts Professional zorgorganisaties om dagelijkse momenten waardevoller te maken en echt

onderscheidend te zijn. Belangrijke elementen in dit concept zijn gastvrouwen of barista’s in plaats van receptionistes, een lage bar in plaats van een hoge balie en goede koffie en thee in een warme ambiance. We begrijpen dat een gastvrouw of barista niet overal mogelijk is, daarom bieden we ook D.E. Café Barista Stations. Goede koffie en thee in een zorginstelling is goud waard!