Bij deze aanbesteding zijn de inschrijvers zo vrij mogelijk gelaten. Er was bijvoorbeeld niks voorgeschreven over zetsystemen. Zo kon JDE Professional vanuit hun expertise het best mogelijke aanbod doen, afgestemd op de unieke behoeften van Hogeschool Utrecht. Sjoerd van Dijk, key accountmanager JDE Professional beschrijft de uitvraag als uniek: “Jacobs Douwe Egberts Professional werd echt als de specialist gezien. Zo hadden wij de adviserende rol; de kennis en kunde lagen bij de inschrijvende partij in plaats van bij Hogeschool Utrecht."

Aukje Timmer, contractmanager Vastgoed & Facilities Hogeschool Utrecht zegt hierover: “Het was een bewuste keuze om het op deze manier te doen en zo de optimale drankenvoorziening samen te krijgen. Hogeschool Utrecht doet het graag anders en vindt innovatie heel belangrijk. Ik heb de aanbesteding hierdoor als complex ervaren, maar het aanbod sluit nu heel goed aan bij de behoeften die wij als hogeschool hebben."

De keuze voor JDE Professional als partner is bepaald door drie afzonderlijke elementen, die bij elkaar opgeteld doorslaggevend zijn geweest. Allereerst was er de blinde smaaktest waar verschillende afdelingen van Hogeschool Utrecht aan deel hebben genomen. Hier zijn verschillende koffieblends geproefd en zetsystemen geprobeerd. Het team van Hogeschool Utrecht heeft zo echt gezamenlijk de lekkerste keuze kunnen maken.

Het inzetten van een anonieme smaaktest met
het team was voor mij echt een eyeopener.”

— Aukje Timmer

Daarnaast wist JDE Professional de behoeften van Hogeschool Utrecht op het gebied van duurzaamheid, gezondheid en innovatie ‘ongeloveloos’ om te zetten naar een roadmap voor de komende jaren. Aukje Timmer licht toe: “Ze hebben ons goed begrepen en alle punten die wij belangrijk vinden aangeraakt. Één van deze punten is aandacht voor hydratatie door de inzet van waterbarren en een breder assortiment Pickwick thee. Hiermee stimuleren wij om meer water en thee te drinken wat past binnen ons vitaliteitsbeleid. Het derde punt is de fijne samenwerking op lange termijn. “Dat is de afgelopen jaren zo geweest en voelt nog steeds zo. De samenwerking met JDE Professional gaat verder dan alleen goede koffie en automaten neerzetten, het is écht een partnerschap.”

Het vernieuwde aanbod van JDE Professional sluit naadloos aan bij de duurzaamheids- en vitaliteitsdoelstellingen van Hogeschool Utrecht. Bijvoorbeeld door eerst te starten met een refurbished machinepark en het terugschroeven van het aantal automaten met 20%. Ook het aanbieden van haverdrink, het inzetten van waterbarren, het verruimen van het thee-aanbod én gebruik van de D.E hard cup dragen bij aan een duurzame omgeving voor studenten en medewerkers. Daarnaast is er bij de invulling van de food vending gekozen voor een gezond assortiment waarvan 60% vegetarisch is.

Het gebruik van het Cafitesse zetsysteem is een belangrijk onderdeel van deze verlengde samenwerking. De Cafitesse Hot en Cold is een unieke koffiemachine die zowel ijskoffie als warme koffie aanbied en dit sluit optimaal aan bij de doelgroep van de hogeschool. Daarnaast is Cafitesse een van de meest duurzame oplossingen van Jacobs Douwe Egberts Professional. Sinds 2022 is het productieproces van de ingrediënten 100% energieneutraal, dankzij onder andere de lokale productie met groene stroom én circulaire verwerking van koffiedroes. Cafitesse haalt het maximale uit de koffieboon.

Naast duurzaamheid én een optimale smaak is ook de zetsnelheid enorm belangrijk. “Met collegezalen waar binnen 2 minuten 100 studenten in en uit moeten, sluit deze zetmethode heel goed aan bij de plek en behoefte op dat moment.” verklaart Aukje Timmer.

De tevredenheid van gebruikers is heel belangrijk voor Hogeschool Utrecht, maar Aukje Timmer erkent dat dit niet altijd eenvoudig te meten is tijdens de gehele looptijd van een contract. Na een tijdje neemt de gewenning toe en zijn de gebruikers weer toe aan iets nieuws. “Het eerste jaar is ontzettend belangrijk. Vanuit daar wil ik door innovatie en vernieuwde activatie de gebruikers betrokken houden bij het machinepark en de aangeboden diensten.”

Voor collega facilitair managers heeft Aukje Timmer een waardevol advies: "Achteraf gezien ben ik heel blij dat we de aanbesteding op een open manier in de markt hebben gezet. Ik zou willen meegeven om te vragen naar het best passende machinepark en de leverancier de vrijheid te geven om het in te vullen met de wensen en doelstellingen die je als organisatie hebt. Het inzetten van een anonieme smaaktest met het team was voor mij echt een eyeopener."

Met deze vernieuwde samenwerking heeft Hogeschool Utrecht niet alleen een verfrissende ijskoffie en verse kop warme koffie voor haar studenten en medewerkers geregeld, maar ook haar warme partnerschap verlengd.